Datenschutz

Hier werden Informationen bereit gestellt, wie der Tausendfüßler Club mit dem Datenschutz umgeht.
Schon immer wurde der Datenschutz im Tausendfüßler Club wichtig genommen.
Seit Vereinsgründung geben wir grundsätzlich keine Daten weiter. Daten werden ausschließlich zur Mitgliederverwaltung und zur Abrechnung von Rehasport mit den Kostenträgern (Krankenkassen) verwendet.
Im Zuge der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zum 25.05.2018 haben wir uns entschlossen die Struktur und den Umgang mit persönlichen Daten auf der Homepage zu veröffentlichen. Nicht nur der Datenschutz ist uns wichtig, sondern auch eine transparente Vereinsführung und Vereinsverwaltung.

Bei Fragen kontaktieren Sie bitte Alexander Gipp
Postadresse: Speyererstr. 35 68199 Mannheim
Tel.: 0621 8321617

▫ Warum werden Daten erhoben?

Daten werden ausschließlich zur Erfüllung des satzungsgemäßen Zwecks erhoben, gespeichert und verarbeteitet, insbesondere für die Organisation der Vereinsangebote und deren Finanazierung durch Mitgliedsbeiträge, Zuschüsse, Spenden und Leistungen der Kostenträger, sowie für statistische Zwecke und zur Verwaltung, Ehrung, Informierung und Einladung von Mitgliederen und zur Dokumentation. Konkret unter anderem für 

  • Erhebung von Mitgliedsbeiträgen.
  • Abrechnung mit Kostenträgern bei Rehasportlern.
  • Zuordnung zu Abteilungen/Gruppen.
  • Erfassung und Dokumentation von Anwesenheit/Teilnahme an den Angeboten des Vereins.
  • Direkten Kontaktaufnahme von Mitgliedern/Rehasportlern/Spedern und deren Betreuern oder gesetzliche Vertreter, wie zum Beispiel Einladung zur Mitgliederversammlung oder Absage von Angeboten Übermittlung einer Spendenquittung.
  • Meldung der Statistik an Fachverband und Sportbund.
    Es wird gezählt wieviele Mitglieder/Rehasportler in welchem Alter mit welchem Geschlecht gemeldet sind. Es wird keine Namensmeldung vorgenommen.
Stand 16.4.2018

▫ Wie werden Daten erhoben?

Daten werden direkt bei der betroffenen Person (Mitglied/Rehasportler/Spender) erhoben, oder dessen/deren Betreuer/in.
Daten von Betreuern/inn können durch den/die Betreute/n an den Tausendfüßlerr Club gelangen.

Stand 13.4.2018

▫ Wer hat Zugriff auf die Daten?

Die beiden Tausendfüßler Clubs sind jeweils eigenständig und werden getrennt von einander verwaltet.

Datenzugriff haben

  1. Funktionäre des jeweiligen Tausendfüßler Clubs auf die entsprechenden Daten.
    Nicht alle Funktionäre haben Zugriff auf Daten, einige Funktiönäre haben nur Zugriff auf die Daten mit direkt Bezug zu Ihrer Aufgabe. Alle Funktionäre haben eine Datenschutzklausel unterschrieben.
    Detailierte Aufstellung siehe [Funktionäre].
  2. Vom Vorstand beauftragte
    Alle beauftragten Dienstleister unterliegen der Geheimhaltung und dürfen Daten nicht außerhalb der Beauftragung weitergeben oder für eigene Zwecke verwenden. Detalierte Aufstellung siehe [außenstehende Dritte].
Stand 13.4.2018

▫ Daten von Mitglieder

Ohne die unten genannten Angaben ist eine Mitgliedschaft nicht möglich.

  • Name, Vornamen, Geburtstdatum, Geschlecht
  • Kommunikationsdaten
  • Eintrittsdatum
  • Zuordnung einer Gruppe/Abteilung
  • Teilnahme an Auftritte und sonstigen Vereinsveranstaltungen

  • Beitraghöhe, Zahlungsrhyhtmus, Zahlungsweg
  • Bankverbindung und wenn abweichend vom Mitglied Name, Vorname, Kommunikationsdaten des Kontoihabers
  • Zahlungszuverlässigkeit

    Hinweis:
    Von Mitgliedern ohne Rehasportverordnung werden keine Gesundheitsdaten erfasst. Es werden keine Leistungseinschränkungen (Behinderungen), Behinderungsgrade oder Klassifizierungen erfasst.

    Hinweis: Der Mitgleidsantrag wird gescannt und gespeichert, das Papieformular archiviert.

 

Zusätzlich mögliche Angaben:

  • Daten zu gesetzlichen Betreuern / Eltern (wie oben)  
  • Daten zu Alltagsbetreuern (gegebenenfals mehrere)  
  • Daten von Begleitungsbetreuern  
  • Daten von Ansprechpartnern 



Stand 13.4.2018

▫ Daten von Rehapsortlern/in

Ohne die unten genannten Angaben ist eine Teilnahme am Rehasport nicht möglich.

Angaben wie bei Mitgliedern und zusätzlich:

  • Gültigkeit der Rehasportverordnung (ab/bis)
  • Zahl der Unterrichtseinheiten die genehmig wurden.
  • Zahl der Unterrichtseinheiten die nach einer Zwischenabrechnung noch abgerechent werden können
  • Datum der letzten Zwischenabrechnung
  • Anzahl der bisher vorgenommen Zwischenabrechnungen
  • Abteilungnummer (Gruppe) und Positionsnummer (Vergütungssätzte)
  • Name und Institutskennzeichen der Krankenkasse
  • Versicherungsnummer des Teilnehmers 
  • Datum, wann an eine neue Verordnung erinnert wurde
  • Datum, wann die Verordnung zur Genehmigungeingereicht wurde

Rehasportverordnung
Die Diagnose der Rehasportverordnung wird nicht elektronisch erfasst.
Der behandelnde Arzt wird nicht elektronisch erfasst.
Die Verordnung wird gescannt und gespeichert.
Das Original wird mit der ersten Zwischenabrechnung an den Kostenträger geschickt. Bei jeder weiteren Abrechnung muss eine Kopie ausgedruckt und beigelegt werden.
Der Scan der Verordnung wird 1 Jahr nach Ende der Gültigkeit der Rehasportverordnung gelöscht.

Unterschriftslisten

Die zur Abrechnung nötigen Unterschriftslisten werden gescannt und gespeichert, falls das Orignal verloren geht oder es im Nachhinein Rückfragen gibt. Das Original erhält der Kostenträger. Der Scann der Unterschriftslisten wird 10 Jahre aufgehoben und im elften Jahr vernichtet

Stand 27.4.2018

▫ Daten von Spendern/innen

  1. Name, Vorname
  2. Spendensumme, Datum der Spende, Zahlungsweg der Spende
  3. Adresse

    Hinweis: Ohne die Angaben Nr. 1-3 ist keine Auststellung einer Zuwendungsbescheinigung möglich.
    Optional werden Geburtsdatum und weitere Kommunikationsdaten gespeichert.

    Hinweis: Ein Duplikat der Zuwendungsbescheinigung (Spendenquittung) in Papierform wird nach den gesetzlichen Fristen aufbewahrt (derzeit 10 Jahre) und im elften Jahr nach der Spende vernichtet.
Stand 26.4.2018

▫ Einverstädniserklärung

  • Einverständnisserklärung für Mitglieder
    Die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung des Vertrages (Mitgliedschaft) gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO und bedarf daher nach aktueller Rechtsauffassung keiner seperaten Einverständnisserklärung.

  • Einverständnisserklärung für Rehasportler/innen
    Es greifen die Regelungen des Sozialgesetzbuches, nach denen keine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist.
    Die Einbindung einer Abrechnugnsstelle als außenstehende Dritter erfordert nach aktueller Rechtsauslegung keine sepaerate Einverständniserklärung.

  • Einverständnisserklärung für Spender/innen
    Eine seperate Einwilligung ist nicht nötig. Die Daten werden nur zur Abwicklung des Spendenprozesses erhoben und für zukünftige Spendenaufrufe gespeichert und verwendet. Die Daten werden nur nach ausdrücklichem Wunsch des Spenderes veröffentlicht.
    Über die Verwendung der Daten, Widerspruchmöglichkeiten und Auskunftsrechte des Spenders wird mit der Zuwendungsbescheinigung informiert.
Stand 21.4.2018

▫ Löschung der Daten

Laut Vorstandsbeschluss vom März 2018 werden alle Daten und Akten die älter wie 10 Jahre sind vernichtet, außer Protokolle von Mitgleiderversammlungen und Vorstandsitzungen.

Daten und Briefverkehr von Mitgliedern werden im elften Jahr nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, Akten vernichtet.

Daten und Briefverkehr von Rehsportlern/innen werden im elften Jahr nach der letzten Abrechnung gelöscht, Akten vernichtet.

Daten und Briefverkehr von Spender/innen werden im elften Jahr nach der letzten Spende gelöscht, Akten vernichtet.

Stand 24.5.2018

▫ Beauftragter für Datenschutz

Die beiden jeweils eigenständigen Tausendfüßler Clubs haben keinen externen Datenschutzbeauftragten. Verantwortlich ist der jeweilige Vorstand und dort der erste Vorstizende.

  • Tausendfüßlerr Club Baden e.V.
    Alexander Gipp, Speyererstr. 35, 68199 Mannheim, Email, Telefon 0170-3229128 (Stand 2018-04)
  • Tausendfüßler CLub Rheinland-Pfalz e.V.
    Alexander Gipp, Speyererstr. 35, 68199 Mannheim, Email, Telefon 0170-3229128 (Stand 2018-04)

Verpflichtend ist der Einsatz eines externen Datenschutzbeauftragten wenn

a) Mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung von Personebezogene Daten beschäftigt ist. Dies ist nicht der Fall, siehe "Wer hat Zugriff auf die Daten?".
Zur Zehner-Regel zählen nicht die Vorstandsmitglieder, als vertretungsberechtigtes Organ §26 BGB. Vertretungsberechtigt sind beim TFC der/die Erste und Zweite Vorsitzende.

b) Wenn Gesundheitsdaten als Haupttätigkeit verarbeitet wird. Dies ist nicht der Fall. Haupttätigkeit ist ist die Organisation und Durchführung von Sportangeboten. Die Datenverarbeitung ist nur eine Nebentätigkeit.
Gesundheitsdaten werden nur von Teilnehmer/inn erhoben die im Rahmen vom Rehasport teilnehmen.

Stand 25.4.2018

▫ Bilder, Videos und Tonaufnahmen

Als Mitglied gibt man sein Einverstädnis zur Veröffentlichung von Bild-, Video- und Tonaufnahmen. Rehasportler müssen eine seperat Einverstädniserklärung abgeben.
Anlass zur Veröffentlchung sind Ehrungen, Teilnahme bei Auftritten, Gruppenbilder, Sondervernastaltungen und Dokumentation der Vereinstätigkeiten.
Jede Aufnahme wird vorab angekündigt. Wer nicht aufgenommen werden will, kann sich der Situation jederzeit entziehen.
Wir sind uns der Verantwortung bei der Veröffentlchung von Bild-, Ton- und Videoaufnahmen sehr bewusst.

Wo wird veröffentlicht?
Hauptsächlich im Internet. Aktuell werden Videos auf You-Tube veröffentlicht und auf den Homepages die der Tausendfüßler Club betreibt eingebunden.
Bilder werden direkt auf den Homepages des Tausendfüßler Clubs veröffentlicht.
Die Hoempages die der Tausendfüßler Club betreibt sind werbefrei und dienen zur Information und Dokumentation der Vereinstätigkeiten.
Das Wesen des Internets bringt es mit sich, dass die personenbezogenen Daten auch in Staaten abrufbar sind, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen und die Integrität (Unverletzlichkeit), die Authentizität (Echtheit) und die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht garantiert ist.

Stand 14.04.2018

 

 

- - - - - - - - - - - - - - - -

Lexikon

- Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen und Auskunft über die persönlichen oder sachlichen Verhältnisse gibt.

- Gesundheitsdaten

Gesundheitsdaten sind personenbezogene Daten, die sich auf die körperliche oder geistige Gesundheit einer natürlichen Person, einschließlich der Erbringung von Gesundheitsdienstleistungen, beziehen und aus denen Informationen über deren Gesundheitszustand hervorgehen.

Bereits die Teilnahme an einer Rehasportgruppe kann Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand der betreffenden Person geben.

Nach der DS-GVO ist die Verarbeitung von Daten besonderer Kategorien und damit auch der Gesundheitsdaten prinzipiell zunächst unzulässig. Artikel 9 Absatz 2 DS-GVO sieht einen Katalog von Tatbeständen vor, bei deren Vorliegen eine Verarbeitung zulässig ist. Die allgemeinen Rechtfertigungsgründe nach Artikel 6 DS-GVO gelten hier nicht. Für die Sportvereine dürfte danach in der Regel lediglich die Verarbeitung aufgrund ausdrücklicher Einwilligung in Betracht kommen.
Bei Teilnahme am Rehasport ist eine seperate Einwilligung nicht nötig, siehe Einverstädniserklärung.

Stand 24.4.2018

- Kommunikationsdaten

Kommunikationsdaten sind personenbezogene Daten die dazu dienen Kontakt mit einer Person aufzunehmen. Das sind unter anderem Postadresse, Telefonummer(n), E-Mailadesse(n) und ähnliches. 

- Verarbeitung

„Verarbeitung“: Jede mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang. Hierzu zählen u.a. das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung, die Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung, die Einschränkung, das Löschen und die Vernichtung.

- Dateisystem

Dateisystem ist jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach
bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig davon, ob die Sammlung zentral,
dezentral oder nach funktionalen oder geographischen Gesichtspunkten geordnet
geführt wird (Art. 4 Nr. 6 DS-GVO). Dazu zählen auch Papier-Akten.

- außenstehende Dritte

Als Mitglied/Rehapsortler/Spender geht man mit dem Tausendfüßler Club und dessen Vertreter ein Rechtsverhältniss ein. Vertreter sind alle Funktionäre des Clubs, nicht aber andere Mitglieder. Diese sind außenstehende Dritte. An diese werden keine Daten weitergegeben.

Außenstehende Dritte sind auch die Dienstleister die vom Tausendfüßler Club beauftragt wurden um bestimmte, klar definierte Aufgaben zu erledigen. Zur Erfüllung dieser Aufgaben sind spezifische Daten nötigt sind. An folgende außenstehende Dritte geben wir Daten weiter (Stand 2018, April):

  • Sparkasse Rhein-Neckar-Nord
    (Zahlungsverkehr, Mitgliedsbeiträge, Spendeneinzug)
    Die Firma unterliegt der Geheimhaltungspflicht. Sie darf nur Daten weitergeben die für die Ausführung des Zahlenverkehr nötig sind. Die Daten dürfen nicht für eigene Zwecke genutzt werde.
  • WegaTec Informationssystem GmbH
    Betreiber der Vereinsverwaltungssoftware und zuständig für die technische Funktionsweise der Software.
    Die Firma unterliegt der Geheimhaltungspflicht. Sie darf keine Daten weitergeben oder für eigene Zwecke nutzen.
    Der Club kann die Daten löschen.
  • DMRZ (Deutsches Medizinrechenzentrum GmbH)
    Abrechnug für Rehasport. Es werden nur Daten übermittelt, die nötig sind um Rehasportleistungen mit den Krankenkassen abzurechnen.
    Die Firma unterliegt der Geheimhaltungspflcht. Sie darf Daten nur an die entsprechenden Krankenkassen weitergeben. Sie darf keine Daten für eigene Zwecke nutzen. Der Club kann die Daten löschen. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertragzwischen dem DMRZ und dem TFC.
  • Krankenkasse (diverse, je nach Bedarf)
    Nur Übermittlung von Daten die zur Abrechnung gesetzlich vorgeschrieben sind.

Auch der Fachverbände und Sportbund sind außenstehende Dritte. Wir übermitteln nur statistische Daten, keine Daten, die auf einzelne Mitglieder/Rehasportler/Spender zurück zu führen wären, Ausnahme sind Funktionäre die namentlich mit Kommunikationsdaten übermittelt werden.

Stand 28.8.2018

- Funktionäre

Funktionäre sind die Menschen, die nicht nur aktiv im sportlichen Sinne sind, sondern auch eine Funktion im Sportbetrieb oder in der Verwaltung inne haben. Das sind zum Einen der von der Mitgliederversammlung gewählte Vorstand und zum Anderen die vom Vorstand berufenen, eingestellten, beschäftigten Mitarbeiter, Übungsleiter, Helfer und Berater, unabhängig davon ob und in welchem Umfang Zugriff auf Daten besteht.

Alle Funktionäre haben eine Datenschutzklausel unterschrieben:
"Der/die Funktionär/in verpflichtet sich zum Datenschutz gegenüber den persönlichen Daten von allen Personen die durch die Datenverwaltung des Vereins erfasst sind. Es dürfen keine Daten außerhalb des gewählten Vorstandes des Vereins weiter gegeben werden. Dies gilt auch für die Zeit nach Ausscheiden aus dem Verein." 

------------------------------------------------------------------------------
Die beiden Tausendfüßler Clubs sind jeweils eigenständig und werden getrennt von einander verwaltet.

Übersicht Funktionäre Tausendfüßler Club Baden e.V.
(Stand 2018, 08. September)

  • Alexander Gip, erster Vorsitzender, vertretungsberechtigt
    Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
    Zugriff auf alle Daten, kann Daten bearbeiten
  • Antje Dittkrist, zweite Vorsitzende, vertretungsberechtigt
    Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
    Zugriff auf alle Daten, kann Daten bearbeiten
  1. Christiane Gärtner, Schriftführerin
    Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
    Zugriff auf alle Daten, kann Daten bearbeiten
  2. Sabine Gipp, Kassenwärtin
    Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
    Zugriff auf alle Daten, kann Daten bearbeiten
  3. Michael Zürker, Übungsleiter
    Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
    Zugriff auf alle Daten, kann eingeschränkt Daten bearbeiten
  4. Barbara Rößler, Übungsleiterin
    Nur Daten von Teilnehmer/innen ihrer Gruppe.
    Kein Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm, kann keine Daten bearbeiten.
  5. Brigitte Seele, Übungsleiterin
    Nur Daten von Teilnehmer/innen ihrer Gruppe (MS-Gruppe Mannheim)
    Kein Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm, kann keine Daten bearbeiten.
  6. Gabi Jag, Übungsleiterin als Honorarkraft
    Nur Daten von Teilnehmer/innen ihrer Gruppe.
    Kein Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm, kann keine Daten bearbeiten.

Übersicht Funktionäre Tausendfüßler Rheinland-Pfalz e.V.
(Stand 2018, 08. September)

  • Alexander Gip, erster Vorsitzender, vertretungsberechtigt
    Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
    Zugriff auf alle Daten, kann Daten bearbeiten
  • Antje Dittkrist, zweite Vorsitzende, vertretungsberechtigt
    Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
    Zugriff auf alle Daten, kann Daten bearbeiten
  1. Christiane Gärtner, SchriftführerinZugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
    Zugriff auf alle Daten, kann Daten bearbeiten
  2. Sabine Gipp, Kassenwärtin
    Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
    Zugriff auf alle Daten, kann Daten bearbeiten
  3. Michael Zürker, Übungsleiter
    Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
    Zugriff auf alle Daten, kann eingeschränkt Daten bearbeiten
  4. Aquya Eulenberg, Übungsleiterin
    Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
    Zugriff auf alle Daten, kann eingeschränkt Daten bearbeiten
  5. Ellke Gauweiler, Übungsleiterin
    Nur Daten von Teilnehmer/innen ihrer Gruppe (Mutterstadt).
    Kein Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm, kann keine Daten bearbeiten.
  6. Johanna Lind, Übungsleiterin
    Nur Daten von Teilnehmer/innen ihrer Gruppe/n.
    Kein Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm, kann keine Daten bearbeiten.
  7. Dagmar Szkudlarski, Übungsleiterin
    Nur Daten von Teilnehmer/innen ihrer Gruppe (Speyer).
    Kein Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm, kann keine Daten bearbeiten.
  8. Isabelle Mommers
    Nur Daten von Teilnehmer/innen ihrer Gruppe (Speyer).
    Kein Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm, kann keine Daten bearbeiten.

 


Galerie der Funktionäre [::]