Daten werden ausschließlich zur Erfüllung des satzungsgemäßen Zwecks erhoben, gespeichert und verarbeitet, insbesondere für die Organisation der Vereinsangebote und deren Finanzierung durch Mitgliedsbeiträge, Zuschüsse, Spenden und Leistungen der Kostenträger, sowie für statistische Zwecke und zur Verwaltung, Ehrung, Dokumentation, Informierung und Einladung von Mitgliedern zu Vereinsveranstaltungen, insbesondere der Mitgliederversammlung. Konkret unter anderem für 

• Erhebung von Mitgliedsbeiträgen.
• Abrechnung mit Kostenträgern bei Rehasportlern.
• Zuordnung zu Abteilungen/Gruppen.
• Erfassung und Dokumentation von Anwesenheit/Teilnahme an den Angeboten des Vereins.
• Direkten Kontaktaufnahme von Mitgliedern/Rehasportlern/Spendern und deren Betreuern oder gesetzliche Vertreter, wie zum Beispiel Einladung zur Mitgliederversammlung oder Absage von Angeboten, Übermittlung einer Spendenquittung, Gratulation zum Geburtstag.
• Meldung der Statistik an Fachverband und Sportbund.
  Es wird gezählt wie viele Mitglieder/Rehasportler in welchem Alter mit welchem Geschlecht gemeldet sind. Es wird keine Namensmeldung vorgenommen. Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist nicht möglich.

Stand 31.08.2019    [zur Übersicht]

Mitglieder
Daten werden ausschließlich direkt bei der betroffenen Person erhoben, oder dessen/deren Betreuer/in.
Daten von Betreuern/inn können durch den/die Betreute/n an den Tausendfüßler Club gelangen.

Rehasportler/in
Daten werden ausschließlich direkt bei der betroffenen Person erhoben, oder dessen/deren Betreuer/in, dazu zählen auch die Daten der Rehasportverrodnung, die uns übergeben wird.
Daten von Betreuern/inn können durch den/die Betreute/n an den Tausendfüßler Club gelangen.

Spender/in
Daten werden ausschließlich direkt bei der betroffenen Person erhoben.

Stand 27.08.2019   [zur Übersicht]

Die beiden Tausendfüßler Clubs (Baden und Rheinland-Pfalz) sind jeweils eigenständig und werden getrennt von einander verwaltet.

Datenzugriff haben

1. Funktionäre des jeweiligen Tausendfüßler Clubs auf die entsprechenden Daten.
   Nicht alle Funktionäre haben Zugriff auf Daten, einige Funktionäre haben nur Zugriff auf die Daten mit direkt Bezug zu Ihrer Aufgabe. Alle Funktionäre haben eine Datenschutzklausel unterschrieben.
   Detaillierte Aufstellung siehe [Funktionäre].
2. Vom Vorstand beauftragte
   Alle beauftragten Dienstleister unterliegen der Geheimhaltung und dürfen Daten nicht außerhalb der Beauftragung weitergeben oder für eigene Zwecke verwenden. Detaillierte Aufstellung siehe [außenstehende Dritte].

Stand 13.4.2018   [zur Übersicht]

Ohne die unten genannten Angaben ist eine Mitgliedschaft nicht möglich.

• Name, Vornamen, Geburtsdatum, Geschlecht
• Kommunikationsdaten
• Eintrittsdatum
• Zuordnung einer Gruppe/Abteilung
• Teilnahme an Auftritte und sonstigen Vereinsveranstaltungen
   
• Beitraghöhe, Zahlungsrhyhtmus, Zahlungsweg
• Bankverbindung und wenn abweichend vom Mitglied Name, Vorname, Kommunikationsdaten des Kontoinhabers
• Zahlungszuverlässigkeit
  
  Hinweis: Von Mitgliedern ohne Rehasportverordnung werden keine Gesundheitsdaten erfasst. Es werden keine Leistungseinschränkungen (Behinderungen), Behinderungsgrade oder Klassifizierungen erfasst.
  
  Hinweis: Der Mitgliedsantrag wird gescannt und gespeichert, das Papieformular archiviert.

Zusätzlich mögliche Angaben:

• Passbild für die Galerie der Mitglieder
• Daten zu gesetzlichen Betreuern / Eltern (wie oben)  
• Daten zu Alltagsbetreuern (gegebenenfalls mehrere)  
• Daten von Begleitungsbetreuern  
• Daten von Ansprechpartnern 

Stand 24.8.2019    [zur Übersicht]

Ohne die unten genannten Angaben ist eine Teilnahme am Rehasport nicht möglich.

Angaben wie bei Mitgliedern und zusätzliche Angaben die sich durch die Rehasportverordnung (Daten lt. Formular) ergeben:

• Gültigkeit der Rehasportverordnung (ab/bis)
• Zahl der Unterrichtseinheiten die genehmigt wurden.
• Zahl der Unterrichtseinheiten die nach einer Zwischenabrechnung noch abgerechnet werden könne.
• Datum der letzten Zwischenabrechnung
• Anzahl der bisher vorgenommen Zwischenabrechnungen
• Abteilungsnummer (Gruppe) und Positionsnummer (Vergütungssätzte)
• Name und Institutskennzeichen der Krankenkasse
• Versicherungsnummer des Teilnehmers 
• Datum, wann an eine neue Verordnung erinnert wurde.
• Datum, wann die Verordnung zur Genehmigung eingereicht wurde.
• Alle anderen Daten die auf der Rehasportverordnung zu finden sind, werden nicht elektronisch erfasst, verwaltet und nicht verarbeitet, w. z.B. Diagnose oder der behandelnde Arzt/Ärztin.

Rehasportformular
Die Verordnung (Formular) wird gescannt und gespeichert.
Das Original wird mit der ersten Zwischenabrechnung an den Kostenträger geschickt. Bei jeder weiteren Abrechnung fordern die Krankenkassen eine Kopie (wird von uns ausgedruckt und beigelegt).
Der Scan der Verordnung wird 10 Jahr nach Ende der Gültigkeit der Rehasportverordnung gelöscht.

Unterschriftenlisten
Die zur Abrechnung nötigen Unterschriftenlisten werden gescannt und gespeichert, falls das Original verloren geht oder es im Nachhinein Rückfragen gibt. Das Original erhält der Kostenträger. Der Scann der Unterschriftenlisten wird 10 Jahre aufgehoben und im elften Jahr vernichtet.

Stand 29.05.2020   [zur Übersicht]

1. Name, Vorname
2. Spendensumme, Datum der Spende, Zahlungsweg der Spende
3. Adresse
   
   Hinweis: Ohne die Angaben Nr. 1-3 ist keine Auststellung einer Zuwendungsbescheinigung möglich.
   Optional werden Geburtsdatum und weitere Kommunikationsdaten gespeichert.
   
   Hinweis: Ein Duplikat der Zuwendungsbescheinigung (Spendenquittung) in Papierform wird nach den gesetzlichen Fristen aufbewahrt (derzeit 10 Jahre) und im elften Jahr nach der Spende vernichtet.

Stand 26.4.2018     [zur Übersicht]

• Einverständniserklärung für Mitglieder
  Die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung des Vertrages (Mitgliedschaft) gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO und bedarf daher nach aktueller Rechtsauffassung keiner separaten Einverständniserklärung.
   
• Einverständniserklärung für Rehasportler/innen
  Es greifen die Regelungen des Sozialgesetzbuches, nach denen keine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist.
  Die Einbindung einer Abrechnungsstelle als außenstehende Dritter erfordert nach aktueller Rechtsauslegung keine separate Einverständniserklärung.
   
• Einverständniserklärung für Spender/innen
  Eine separate Einwilligung ist nicht nötig. Die Daten werden nur zur Abwicklung des Spendenprozesses erhoben und für zukünftige Spendenaufrufe gespeichert und verwendet. Die Daten werden nur nach ausdrücklichem Wunsch des Spenders veröffentlicht.
  Über die Verwendung der Daten, Widerspruchsmöglichkeiten und Auskunftsrechte des Spenders wird mit der Zuwendungsbescheinigung informiert.

Stand 21.4.2018   [zur Übersicht]

Die Löschung von Daten erfolgt nach den gesetzlichen Vorgaben und dem untergeordneten Vorstandsbeschluss vom März 2018:

Daten und Briefverkehr von Mitgliedern werden im elften Jahr nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, Akten vernichtet. Dazu gehören auch die Angaben zu Betreuern.

Daten und Briefverkehr von Rehsportlern/innen werden im elften Jahr nach der letzten Abrechnung gelöscht, Akten vernichtet. Dazu gehören auch die Angaben zu Betreuern.

Daten und Briefverkehr von Spender/innen werden im elften Jahr nach der letzten Spende gelöscht, Akten vernichtet.

Andere Daten und Akten die älter wie 10 Jahre sind, werden vernichtet, außer Protokolle von Mitgliederversammlungen und Vorstandsitzungen.

Stand 28.10.2018    [zur Übersicht]

Die beiden jeweils eigenständigen Tausendfüßler Clubs haben keinen Datenschutzbeauftragten. Verantwortlich für den Datenschutz ist der jeweilige erste Vorsitzende.

• Tausendfüßler Club Baden e.V.
  Alexander Gipp, Speyererstr. 35, 68199 Mannheim, Email, Telefon 0170-3229128 (Stand 2020-03)
• Tausendfüßler Club Rheinland-Pfalz e.V.
  Alexander Gipp, Speyererstr. 35, 68199 Mannheim, Email, Telefon 0170-3229128 (Stand 2020-03)

Ein Datenschutzbeauftragter ist verpflichtend, wenn unter anderem

a) Mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung von Personenbezogene Daten beschäftigt sind. Dies ist nicht der Fall, siehe "Wer hat Zugriff auf die Daten?".
 

b) Wenn Gesundheitsdaten als Haupttätigkeit verarbeitet werden. Dies ist nicht der Fall. Haupttätigkeit ist die Organisation und Durchführung von Sportangeboten (siehe Satzung §2.2). Die Datenverarbeitung ist nur eine Nebentätigkeit.
Gesundheitsdaten werden nur von Teilnehmer/inn erhoben die im Rahmen vom Rehasport teilnehmen.

Stand 9.3.2020     [zur Übersicht]

Als Mitglied gibt man sein Einverstädnis zur Veröffentlichung von Bild-, Video- und Tonaufnahmen. Rehasportler müssen eine seperat Einverstädniserklärung abgeben.
Anlass zur Veröffentlichung sind Ehrungen, Teilnahme bei Auftritten, Gruppenbilder, Sonderveranstaltungen und Dokumentation der Vereinstätigkeiten.
Jede Aufnahme wird vorab angekündigt. Wer nicht aufgenommen werden will, kann sich der Situation jederzeit entziehen.
Wir sind uns der Verantwortung bei der Veröffentlchung von Bild-, Ton- und Videoaufnahmen sehr bewusst.

Wo wird veröffentlicht?
Hauptsächlich im Internet. Aktuell werden Videos auf You-Tube veröffentlicht und auf den Homepages, die der Tausendfüßler Club betreibt, eingebunden.
Bilder werden direkt auf den Homepages des Tausendfüßler Clubs veröffentlicht.
Die Hoempages die der Tausendfüßler Club betreibt sind werbefrei und dienen zur Information und Dokumentation der Vereinstätigkeiten.
Das Wesen des Internets bringt es mit sich, dass die personenbezogenen Daten auch in Staaten abrufbar sind, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen und die Integrität (Unverletzlichkeit), die Authentizität (Echtheit) und die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht garantiert ist.

Stand 14.04.2018    [zur Übersicht]

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen und Auskunft über die persönlichen oder sachlichen Verhältnisse gibt.

Gesundheitsdaten sind personenbezogene Daten, die sich auf die körperliche oder geistige Gesundheit einer natürlichen Person, einschließlich der Erbringung von Gesundheitsdienstleistungen, beziehen und aus denen Informationen über deren Gesundheitszustand hervorgehen.

Bereits die Teilnahme an einer Rehasportgruppe kann Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand der betreffenden Person geben.

Nach der DS-GVO ist die Verarbeitung von Daten besonderer Kategorien und damit auch der Gesundheitsdaten prinzipiell zunächst unzulässig. Artikel 9 Absatz 2 DS-GVO sieht einen Katalog von Tatbeständen vor, bei deren Vorliegen eine Verarbeitung zulässig ist. Die allgemeinen Rechtfertigungsgründe nach Artikel 6 DS-GVO gelten hier nicht. Für die Sportvereine dürfte danach in der Regel lediglich die Verarbeitung aufgrund ausdrücklicher Einwilligung in Betracht kommen.
Bei Teilnahme am Rehasport ist eine seperate Einwilligung nicht nötig, siehe Einverstädniserklärung.

Stand 24.4.2018

Kommunikationsdaten sind personenbezogene Daten die dazu dienen Kontakt mit einer Person aufzunehmen. Das sind unter anderem Postadresse, Telefonummer(n), E-Mailadesse(n) und ähnliches. 

„Verarbeitung“: Jede mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang. Hierzu zählen u.a. das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung, die Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung, die Einschränkung, das Löschen und die Vernichtung.

Dateisystem ist jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach
bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig davon, ob die Sammlung zentral,
dezentral oder nach funktionalen oder geographischen Gesichtspunkten geordnet
geführt wird (Art. 4 Nr. 6 DS-GVO). Dazu zählen auch Papier-Akten.

Als Mitglied/Rehapsortler/Spender geht man mit dem Tausendfüßler Club und dessen Vertreter ein Rechtsverhältnis ein. Vertreter sind alle Funktionäre des Clubs, nicht aber andere Mitglieder. Diese sind außenstehende Dritte. An diese werden keine Daten weitergegeben.

Außenstehende Dritte sind auch die Dienstleister die vom Tausendfüßler Club beauftragt wurden um bestimmte, klar definierte Aufgaben zu erledigen. Zur Erfüllung dieser Aufgaben sind spezifische Daten nötigt sind. An folgende außenstehende Dritte geben wir Daten weiter (Stand 2018, April):

• Sparkasse Rhein-Neckar-Nord
  (Zahlungsverkehr, Mitgliedsbeiträge, Spendeneinzug)
  Die Firma unterliegt der Geheimhaltungspflicht. Sie darf nur Daten weitergeben die für die Ausführung des Zahlenverkehr nötig sind. Die Daten dürfen nicht für eigene Zwecke genutzt werde.
• WegaTec Informationssystem GmbH
  Betreiber der Vereinsverwaltungssoftware und zuständig für die technische Funktionsweise der Software.
  Die Firma unterliegt der Geheimhaltungspflicht. Sie darf keine Daten weitergeben oder für eigene Zwecke nutzen.
  Der Club kann die Daten löschen.
• DMRZ (Deutsches Medizinrechenzentrum GmbH)
  Abrechnung für Rehasport. Es werden nur Daten übermittelt, die nötig sind um Rehasportleistungen mit den Krankenkassen abzurechnen.
  Die Firma unterliegt der Geheimhaltungspflicht. Sie darf Daten nur an die entsprechenden Krankenkassen weitergeben. Sie darf keine Daten für eigene Zwecke nutzen. Der Club kann die Daten löschen. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen dem DMRZ und dem TFC.
• Krankenkasse (diverse, je nach Bedarf)
  Nur Übermittlung von Daten die zur Abrechnung von Rehasport gesetzlich vorgeschrieben sind.

Auch die Fachverbände (Badischer Behindertensportverband und Behindertensportverband Rheinland-Pfalz) und die Sportbünde sind außenstehende Dritte. Wir übermitteln nur statistische Daten, keine Daten, die auf einzelne Mitglieder/Rehasportler/Spender zurückzuführen wären, Ausnahme sind Funktionäre die namentlich mit Kommunikationsdaten übermittelt werden.

Außerdem sind wir gesetzlich dazu verpflichtet, Daten von Mitarbeitern an die sozialversicherungsträger und das Finanzamt zu übermitteln.

Stand 05.12.2018

Funktionäre sind die Menschen, die nicht nur aktiv im sportlichen Sinne sind, sondern auch eine Funktion im Sportbetrieb oder in der Verwaltung inne haben. Das sind zum Einen der von der Mitgliederversammlung gewählte Vorstand und zum Anderen die vom Vorstand berufenen, eingestellten, beschäftigten Mitarbeiter, Übungsleiter, Helfer und Berater, unabhängig davon ob und in welchem Umfang Zugriff auf Daten besteht.

Alle Funktionäre haben eine Datenschutzklausel unterschrieben:
"Der/die Funktionär/in verpflichtet sich zum Datenschutz gegenüber den persönlichen Daten von allen Personen die durch die Datenverwaltung des Vereins erfasst sind. Es dürfen keine Daten außerhalb des gewählten Vorstandes des Vereins weiter gegeben werden. Dies gilt auch für die Zeit nach Ausscheiden aus dem Verein." 

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Die beiden Tausendfüßler Clubs sind jeweils eigenständig und werden getrennt von einander verwaltet.

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Übersicht Funktionäre Tausendfüßler Club Baden e.V.
die in die Datenverarbeitung involviert sind. (Stand 2020, 1.April)

1. Alexander Gipp, erster Vorsitzender, vertretungsberechtigt
   Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
   Zugriff auf alle Daten, kann Daten bearbeiten
2. Antje Dittkrist, zweite Vorsitzende, vertretungsberechtigt
   Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
   Zugriff auf alle Daten, kann Daten bearbeiten
3. Christiane Gärtner, Schriftführerin:
   Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
   Zugriff auf alle Daten, kann Daten bearbeiten
4. Sabine Gipp, Kassenwärtin:
   Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
   Zugriff auf alle Daten, kann Daten bearbeiten
5. Michael Zürker, Übungsleiter:
   Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
   Zugriff auf alle Daten, kann eingeschränkt Daten bearbeiten
6. Brigitte Seele, Übungsleiterin
   Nur Daten von Teilnehmer/innen ihrer Gruppe (MS-Gruppe Mannheim).
   Kein Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm, kann keine Daten bearbeiten.
7. Isabell Mommers Übungsleiterin
   Nur Daten von Teilnehmer/innen ihrer Gruppe.
   Kein Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm, kann keine Daten bearbeiten.
8. Aquya Eulenberg, Übungsleiterin
   Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
   Zugriff auf alle Daten, kann eingeschränkt Daten bearbeiten

Übersicht Funktionäre Tausendfüßler Rheinland-Pfalz e.V.
die in die Datenverarbeitung involviert sind. (Stand 2019, 6. September)

1. Alexander Gipp, erster Vorsitzender, vertretungsberechtigt
   Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
   Zugriff auf alle Daten, kann Daten bearbeiten
2. Antje Dittkrist, zweite Vorsitzende, vertretungsberechtigt
   Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
   Zugriff auf alle Daten, kann Daten bearbeiten
3. Christiane Gärtner, Schriftführerin:
   Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
   Zugriff auf alle Daten, kann Daten bearbeiten
4. Sabine Gipp, Kassenwärtin:
   Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
   Zugriff auf alle Daten, kann Daten bearbeiten
5. Michael Zürker, Übungsleiter:
   Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
   Zugriff auf alle Daten, kann eingeschränkt Daten bearbeiten
6. Aquya Eulenberg, Übungsleiterin
   Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm,
   Zugriff auf alle Daten, kann eingeschränkt Daten bearbeiten
7. Ellke Gauweiler, Übungsleiterin
   Nur Daten von Teilnehmer/innen ihrer Gruppe (Mutterstadt).
   Kein Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm, kann keine Daten bearbeiten.
8. Johanna Lind, Übungsleiterin
   Nur Daten von Teilnehmer/innen ihrer Gruppe/n.
   Kein Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm, kann keine Daten bearbeiten.
9. Isabelle Mommers
   Nur Daten von Teilnehmer/innen ihrer Gruppe (Speyer).
   Kein Zugriff auf Vereinsverwaltungsprogramm, kann keine Daten bearbeiten.

Galerie der Funktionäre [::]